صورت مجلس تفکیکی چیست؟

صورت مجلس تفکیکی یکی از اسناد مهم و حیاتی در معاملات ملکی است که بی‌توجهی به آن می‌تواند منجر به بروز مشکلات حقوقی و حتی از بین رفتن حقوق مالکانه شود. بسیاری از افراد بدون بررسی دقیق این سند، اقدام به خرید ملک می‌کنند و بعدها با مشکلات عدیده‌ای مواجه می‌شوند؛ از عدم امکان انتقال رسمی ملک گرفته تا دعواهای قضایی پرهزینه. به همین دلیل، شناخت کامل صورت مجلس تفکیکی و الزامات قانونی آن، گامی بسیار مهم پیش از هرگونه تصمیم‌گیری قطعی در حوزۀ املاک است.

صورت مجلس تفکیکی چیست؟

صورت مجلس تفکيکی، سندی است که توسط اداره ثبت اسناد و املاک یا دفتر اسناد رسمی تنظیم می‌شود و به‌موجب آن، یک ملک مشاع به واحدهای مستقل تقسیم می‌شود. به بیان ساده‌تر، زمانی که ساختمانی دارای چند واحد آپارتمانی است، تا پیش از صدور صورت مجلس تفکيکی، کل ملک به‌صورت مشاع میان مالکان آن تلقی می‌شود. اما پس از تنظیم صورت مجلس تفکیکی، هر واحد دارای مشخصات مجزا، مساحت دقیق و سهم از عرصه و مشاعات می‌شود و می‌توان برای آن سند رسمی دریافت کرد.

اگر در آستانۀ خرید آپارتمان یا ملک هستید، همین حالا برای بررسی صورت مجلس تفکیکی با گروه تخصصی وکیل ملکی و اداری مشورت کنید تا از هرگونه اشتباه پرهزینه جلوگیری شود: فرم مشاوره با گروه حقوقی

این سند معمولاً توسط مالک یا سازنده و پس از دریافت پایان‌کار ساختمان درخواست می‌شود. صورت مجلس تفکیکی شامل اطلاعات دقیقی دربارۀ هر واحد، مساحت مفید، مساحت مشاعات، انباری، پارکینگ و سایر بخش‌های ساختمان است. بدون این سند، انتقال رسمی ملک در برخی موارد میسر نیست یا فرایند آن با دشواری‌های فراوان روبه‌رو خواهد شد. صورت مجلس تفکيکی هم برای خریدار و هم برای فروشنده، ضامن شفافیت مالکیت است.

همچنین بخوانید: ۷ نکته کلیدی در مقررات تملک آپارتمان و حقوق مالکان که باید بدانید!

تفاوت صورت مجلس تفکیکی با سند رسمی و پایان‌کار

یکی از مهم‌ترین اشتباهات متداول در میان افراد عادی، اشتباه گرفتن صورت مجلس تفکیکی با سند رسمی یا پایان‌کار است. درحالی‌که هرکدام از این اسناد ماهیتی متفاوت و مستقل دارند. پایان‌کار، سندی است که شهرداری پس از اتمام عملیات ساختمانی صادر می‌کند و گواهی می‌دهد که ساختمان مطابق با پروانه ساختمانی احداث شده است.

اما صورت مجلس تفکیکی، پس از صدور پایان‌کار صادر می‌شود و مربوط به تقسیم قانونی ملک به واحدهای مستقل است. این سند مشخص می‌کند هر واحد چه مساحتی دارد، انباری و پارکینگ به کدام واحد تعلق دارد و سهم هر واحد از عرصه و مشاعات چقدر است. در نهایت، سند رسمی تک‌برگ برای هر واحد بر اساس صورت مجلس تفکيکی تنظیم می‌شود. بنابراین بدون صورت مجلس تفکیکی، امکان دریافت سند رسمی برای واحدها وجود ندارد.

بیشتر بدانید: ۱۰ نکته کلیدی در خرید آپارتمان که باید بدانید!

تفاوت دیگر این است که سند رسمی سند مالکیت نهایی است و توسط ادارۀ ثبت صادر می‌شود، اما صورت مجلس تفکیکی مبنای ثبت آن است. سند رسمی بدون صورت مجلس تفکیکی ممکن است ناقص یا غیرقابل استناد باشد، به‌ویژه در دعاوی ملکی.

مراحل و فرایند دریافت صورت مجلس تفکیکی

برای دریافت صورت مجلس تفکیکی باید ابتدا پایان‌کار ساختمان از سوی شهرداری اخذ شده باشد. بدون پایان‌کار، ادارۀ ثبت از صدور این سند خودداری می‌کند. پس از آن، مالک یا وکیل قانونی وی باید با مراجعه به یکی از دفاتر اسناد رسمی، درخواست تنظیم صورت مجلس تفکیکی را ارائه دهد.

دفترخانه، بر اساس مدارک موجود شامل پایان‌کار، پروانه ساخت، نقشه‌های معماری تأییدشده و مشخصات فنی ساختمان، درخواست را به ادارۀ ثبت اسناد ارسال می‌کند. کارشناس ادارۀ ثبت پس از بررسی نقشه‌ها و تطبیق با وضعیت موجود، مساحت دقیق واحدها و مشاعات را تعیین می‌کند.

حتی یک نقص ساده در صورت‌ مجلس تفکیکی می‌تواند مالکیت شما را با مشکل مواجه کند؛ بهتر است پیش از اقدام، از تجربۀ وکلای ملکی بهره‌مند شوید: فرم مشاوره با وکلای متخصص

در مرحلۀ بعد، اطلاعات نهایی در قالب یک صورت مجلس تفکیکی رسمی تنظیم و ثبت می‌شود. این سند به‌همراه سایر مدارک، مبنای صدور سند تک‌برگ مالکیت برای هر واحد قرار می‌گیرد. فراموش نکنید که درج دقیق مساحت انباری، پارکینگ، و ذکر کامل سهم مشاعی هر واحد از نکات مهم این سند است.

فرایند دریافت صورت مجلس تفکیکی ممکن است چند هفته زمان ببرد و در مواردی به‌دلیل مغایرت نقشه یا اشکالات در پایان‌کار، بیشتر دچار تأخیر شود. به همین دلیل توصیه می‌شود پیش از هر اقدامی با یک وکیل ملکی مشورت کنید تا در مسیر اداری و حقوقی دچار مشکل نشوید: درخواست مشاوره فوری

مشکلات و پیامدهای نداشتن صورت مجلس تفکیکی

در صورت فقدان صورت مجلس تفکیکی، هر واحد به‌صورت رسمی مستقل شناخته نمی‌شود. در نتیجه، انتقال رسمی آن با مشکل مواجه می‌شود و ممکن است ادارۀ ثبت از صدور سند تک‌برگ برای خریدار خودداری کند. در این شرایط، خریدار فقط یک سهم مشاع از کل ساختمان خواهد داشت نه مالکیت مشخص بر یک واحد خاص.

بیشتر بدانید: فرایند اصلاح حدود آپارتمان ثبت شده چگونه است؟

این وضعیت به‌ویژه در فروش واحدها در قالب قراردادهای عادی (قولنامه‌ای) بسیار خطرناک است و زمینه‌ساز دعاوی فراوان در محاکم قضایی می‌شود. در مواردی مشاهده شده که یک واحد به چند نفر فروخته شده یا مالکیت آن با مشکل حقوقی مواجه شده است. شما بدون صورت مجلس تفکیکی، نمی‌توانید ادعا کنید که دقیقاً مالک بر کدام واحد هستید.

در نتیجه اگر قصد خرید واحد آپارتمانی دارید، حتماً از وجود و صحت صورت مجلس تفکیکی اطمینان حاصل کنید. در غیر این صورت، مالکیت شما فاقد پشتوانۀ حقوقی لازم خواهد بود و حتی ممکن است در آینده دچار مشکل و گرفتار اختلافات حقوقی پیچیده شوید!

آیا هر ملکی نیاز به صورت مجلس تفکیکی دارد؟

خیر. صورت مجلس تفکیکی فقط برای املاکی ضروری است که بیش از یک واحد داشته باشند و به‌صورت آپارتمانی یا تفکیکی ساخته شده باشند. برای مثال، در مورد خانه‌های ویلایی مستقل، معمولاً نیازی به صورت مجلس تفکیکی نیست، مگر اینکه قصد تقسیم آن بین چند مالک وجود داشته باشد.

بدون بررسی دقیق این سند، هیچ معامله‌ای را امضا نکنید! تیم حقوقی وکیل ملکی و اداری آماده است تا شما را گام‌به‌گام راهنمایی کند: فرم درخواست مشاوره

همچنین در مورد املاک مشاعی که هنوز فرایند تفکیک و افراز طی نشده، نمی‌توان صورت مجلس تفکیکی صادر کرد. برای این املاک ابتدا باید مراحل افراز و تعیین سهم هر مالک انجام شود. تنها در صورت توافق مالکین و صدور پایان‌کار و نقشه‌های رسمی، می‌توان درخواست صدور صورت مجلس تفکیکی داد.

حتماً بخوانید: وکیل دعاوی ملکی و ۳ نکته مهم در این رابطه

در نتیجه، صورت مجلس تفکیکی زمانی ضرورت دارد که چند واحد مستقل در یک ملک ساخته شده و نیاز به صدور سند رسمی برای هر واحد به‌صورت جداگانه باشد. با انجام این کار می‌توان به‌شکل بسیار مؤثری از بروز اختلافات و مشکلات حقوقی آینده پیشگیری نمود.

جمع‌بندی و توصیه‌های نهایی

صورت مجلس تفکیکی یکی از مهم‌ترین اسناد ملکی است که بدون آن، هیچ‌یک از واحدهای آپارتمانی دارای هویت رسمی و قانونی کامل نیستند. شناخت دقیق این سند و اطلاع از مراحل صدور و نکات حقوقی آن، برای هر فردی که قصد خرید یا فروش ملک دارد، ضروری است.

حتماً بخوانید: وکیل ۲۴ ساعته ملکی

توصیۀ اکید آن است که پیش از ورود به هر معاملۀ ملکی، به‌ویژه در موارد پیش‌خرید آپارتمان یا خرید واحدهای بدون سند، حتماً با یک وکیل متخصص در حوزۀ املاک و امور ملکی مشورت کنید و مدارک مربوط به صورت مجلس تفکیکی را به‌دقت بررسی کنید تا در آینده با مشکلات مربوطه مواجه نشوید.