تبدیل سند عادی به رسمی

تبدیل سند عادی به رسمی

مراحل تبدیل سند عادی به سند رسمی

هر نوع نوشته یا مدرکی که بتوان با استناد به آن حقی را برای دارنده آن اثبات نمود ، میتواند سند یا در حکم سند باشد.

در مورد املاک (اعم از خانه ، آپارتمان ، باغ و زمین) ، سند نشاندهنده مالکیت مالک بر ملک خواهد بود. سند میتواند به صورت عادی تنظیم شود(دست نویس یا قولنامه) و یا رسمی باشد که از طریق دفتر اسناد رسمی صادر خواهد شد.

مطلب مفید | اثبات مالکیت با قولنامه

ماده ۱۲۴۸ قانون مدنی، سند را نوشته ای میداند که میتوان در مقام دعوی و دفاع از آن استفاده نمود.

آنچه که یک سند عادی را از سند رسمی متمایز میکند ، قابلیت استناد دهی سند رسمی است. یعنی سند رسمی میتواند در دادگاه ، بانکها ، ادارات و یا هر مرجع دیگر به عنوان یک مدرک رسمی ارائه و یا به آن استناد شود. سند رسمی قابلیت استفاده به عنوان رهن ، وثیقه و … را دارد. در حالی که سند عادی فاقد هر گونه اعتبار رسمی است. لذا نمیتوان از آن تحت عناوینی که گفته شد استفاده نمود.

از این رو اکثر افراد تلاش میکنند اسناد عادی مالکیت خود را در اولین فرصت به سند رسمی تبدیل کنند.

در این مقاله قصد داریم در مورد راههای تبدیل سند عادی به رسمی بحث کنیم . مراد از تبدیل سند عادی به رسمی ، اشاره به املاکی است که مصداق موارد زیر است :

• ملک ، دارای سند است ولی برای انتقال مالکیت ابتدا قولنامه برای آن تنظیم شده است.
• ملک ، فاقد سند نزد مالک است اما دارای سابقه ثبتی است.

قبل از بحث در مورد این موضوع بهتر است ابتدا در مورد سند عادی و رسمی و تفاوت های آنها و قولنامه ، نکاتی را مطرح نماییم.

مطلب مفید | اثبات مالکیت بدون قولنامه

تفاوت سند عادی با سند رسمی

سند به دو دسته کلی تقسیم میشود. سند عادی و سند رسمی .

باید بدانید سند رسمی توسط مراجع ذیصلاح قانونی و مامورین صلاحیتدار تنظیم می شود. اما سند عادی میتواند توسط هر شخص اعم از حقیقی یا حقوقی تنظیم شود. مانند قولنامه که توسط دفاتر مشاورین املاک تنظیم میشود و جنبه رسمی ندارد.

قولنامه و تبدیل آن به سند رسمی

قولنامه یک سند عادی است که بین خریدار و فروشنده خانه تنظیم می‌شود. تنظیم قولنامه برای طرفین قرارداد بسیار مهم است و باید به آن دقت شود. از آنجا که بیشتر اسناد مجعول و کلاهبرداری های ملکی در مورد املاک قولنامه ای انجام میپذیرد لذا باید در مورد تنظیم قولنامه نهایت دقت را به عمل آورد.

یکی از موضوعات مهم در قولنامه ، شرایط فسخ قرارداد است. در این مورد باید دقت نمود تا در صورت عدم پایبندی طرفین به تعهدات خود ، امکان فسخ وجود داشته باشد.

هنگام تنظیم قولنامه و حضور در دفاتر مشاور املاک باید دقت نمود که دفتر مورد نظر دارای مجوز رسمی باشد. در غیر این صورت قولنامه فاقد اعتبار خواهد بود.

مطلب مفید | فروش مال غیر با قولنامه

یکی از نکات مهم در هنگام تنظیم قولنامه ، همزمانی تاریخ تنظیم سند رسمی در دفترخانه و انتقال مالکیت و پرداخت مبلغ معامله می باشد. البته در قولنامه باید بسیاری از نکات دیگر را مورد توجه قرار داد که در اینجا فرصتی برای پرداختن به آن نیست.

شرایط تبدیل سند

تنظیم سند رسمی بر اساس قانون، سه شرط مهم دارد. یکی از مهم‌ترین شرایط تبدیل سند عادی به رسمی، آن است که اولا، آن سند، با دخالت مامور رسمی، تنظیم شده باشد. مامور رسمی، به شخصی گفته می‌شود که یک رابطه استخدامی و قراردادی با دولت دارد و وظیفه قانونی وی، تنظیم سند رسمی می‌باشد؛ مثل سردفتران اسناد رسمی.

مطلب مفید | سند صلح سرقفلی

دومین نکته مهم در خصوص شرایط تبدیل سند عادی به رسمی، آن است که مامور مذکور، در حیطه صلاحیت خود، اقدام به تنظیم سند رسمی نموده باشد؛ به این معنا که سردفتران اسناد رسمی، صرفا صلاحیت صدور سند رسمی برای املاک را داشته و نمی‌توانند به عنوان نمونه، سند ازدواج صادر نمایند؛ لذا اعتبار سند، منوط به تنظیم آن در حدود صلاحیت‌های قانونی است.

سومین مسئله در خصوص شرایط تبدیل سند عادی به رسمی، این است که حین تنظیم این سند، می‌بایست مقررات قانونی، رعایت شود؛ در غیر این صورت، سند رسمی صادره، اعتباری نخواهد داشت. از جمله، امضای سند رسمی، که جزء شرایط صحت صدور سند می‌باشد.

در صورتی که هر یک از شرایط سه گانه فوق وجود نداشته باشد، سند، همچنان، عادی محسوب شده و اعتبار اسناد عادی را خواهد داشت. بسته به موضوع، می‌بایست متقاضی، به مامور صلاحیتدار مراجعه نموده و او، بر اساس قانون و در حدود صلاحیت خویش، اقدام به تنظیم سند نماید.

مطلب مفید | اعتبار سند عادی و رسمی

نحوه تبدیل سند

برای تبدیل سند عادی به رسمی باید اقداماتی از طرف دارنده سند عادی مانند قولنامه انجام پذیرد. شما به عنوان خریدار یک ملک دارای سند باید فروشنده را مجاب کنید در اولین فرصت بعد از تنظیم قولنامه ، با حضور در دفتر اسناد رسمی نسبت به تنظیم سند رسمی و انتقال سند به نام شما اقدام نماید.

مراحل تبدیل قولنامه به سند رسمی

معمولا ، تنظیم و تبدیل سند عادی به رسمی ، در مواردی مصداق پیدا می کند که دو فرد ، با توافق همدیگر ، یک قولنامه تنظیم و مفاد توافقات خود را بر روی یک برگه یا فرم مبایعه نامه درج و شهود نیز ، ذیل آن را امضا نموده اند . تنظیم این سند ، حتی در بنگاه ، باز هم نوعی سند عادی محسوب می شود که نیازمند ثبت در مراجع قانونی است .

مطلب مفید | راههای اثبات مالکیت

اگر ملک، دارای سند رسمی بوده و طرفین معامله ، اخیرا اقدام به تنظیم دستی سند ملکی نموده و یا اینکه با مراجعه به بنگاه های ملکی ، یک مبایعه نامه ملک تنظیم نموده اند ، می توانند با فراهم کردن مدارک لازم ، از یکی از دفاتر اسناد رسمی ، وقت گرفته و در تاریخ مشخص شده ، به آن محضر مراجعه و درخواست ثبت سند رسمی برای ملک را ارائه نمایند .

مرحله بعدی تبدیل سند دستی به ثبتی ، به این صورت است که دفترخانه ، می بایست از سازمان ثبت و همچنین ، سازمان امور مالیاتی ، استعلام های مربوطه را انجام دهد که در حال حاضر ، با توجه به الکترونیکی شدن این فرایندها ، انجام آن ، در زمان کوتاه تری صورت می گیرد .

در این مرحله ، پس از دریافت مفاصاحساب دارایی و پاسخ استعلام ثبت ، دفترخانه اسناد رسمی ، سند ثبتی ملک را تنظیم نموده و به خریدار و فروشنده ، اعلام می دارد تا در صورت قبول مفاد سند ، اقدام به امضای آن نموده و سپس ، هزینه های قانونی را پرداخت نمایند . پس از گذشت مدتی ، سند مالکیت تک برگ ، تنظیم و به آدرس خریدار ، ارسال خواهد شد .

دریافت سند رسمی برای املاک فاقد سند ولی دارای سوابق ثبتی

قانون تعیین تکلیف ملاک اخذ سند

گاهی ملک دارای سابقه ثبتی است اما فاقد سند رسمی است. در این مورد ، مالک میتواند برای دریافت سند رسمی یا ثبتی ، اقدام نماید .

اقدام در این زمینه مستند به قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمان های فاقد سند رسمی ، است .

مستند به قانون تعیین تکلیف ، در راستای صدور سند رسمی برای ساختمان های ایجاد شده روی زمین های با سابقه ثبت و یا صدور سند مالکیت برای زمین های کشاورزی و باغاتی که بنا به دلایلی ، همچون فوت مالک یا عدم دسترسی به وی ، امکان صدور سند وجود نداشته ، هیاتی به نام هیات حل اختلاف ثبتی تشکیل می شود .

علاوه بر این، گاهی مالکان املاک و اراضی، بنا به دلایلی، نتوانستند برای املاک خود، سند رسمی تهیه نمایند. بنا به شرایط مذکور، قانونی با عنوان قانون تعیین تکلیف وضعیت ثبتی اراضی و ساختمان‌های فاقد سند رسمی، به تصویب رسیده است.

بر اساس این قانون، در شرایطی که صاحبان املاک و اراضی، به علت فوت مالک رسمی یا ورثه او، عدم دسترسی به مالک یا مفقودالاثر بودن وی یا بنا به علل دیگر، صدور سند رسمی برای ملک شان میسر نیست ، باید به هیات حل اختلاف ثبتی مراجعه نمایند. به همین منظور ، سامانه ثبت نام درخواست صدور سند مالکیت به آدرس اینترنتی  sabtemelk.ir راه اندازی شده است . متقاضیان با داشتن شرایط لازم ، میتوانند در این سامانه درخواست صدور سند ملکی را ثبت نمایند.

دریافت سند رسمی از طریق سامانه مذکور، در صورتی امکان پذیر است که اراضی کشاورزی، باغات و ساختمان‌ها، دارای سابقه ثبتی بوده و متقاضی، آن ملک مشاع یا مفروز را به صورت عادی خریداری نموده، اما به مالک، دسترسی ندارد.

اراضی ملی و دولتی و استثنائات 

دریافت سند رسمی از طریق ثبت درخواست در سامانه ثبت ملک ، برای املاکی که جزء اراضی ملی، اراضی موات و یا املاک متعلق به دولت هستند، امکان پذیر نمی‌باشد.

اما در صورتی که ملک فاقد سند رسمی ، در اراضی دولتی و ملی واقع شده باشد، مطابق بند ک تبصره 11 ماده واحد قانون بودجه مصوب سال هزار و چهار صد و یک، افرادی که قبل از سال 1394 املاک دولتی و ملی دارای بنا را در تصرف داشته، این امکان را دارند تا از طریق مراجعه به سازمان ملی زمین و مسکن، برای تبدیل سند عادی به رسمی خود اقدام نمایند.

البته ، اراضی و املاکی که سابقه ثبتی نداشته باشند ، یا املاک فاقد بنا اعم از محصور یا غیر محصور ، اراضی و املاکی که مالک آنها در قید حیات بوده و امکان دسترسی به وی برای تنظیم سند رسمی وجود دارد ، نمی توانند از روش ذیل ، برای تبدیل سند دستی به سند ثبتی ، استفاده کنند .